การรับคำขอจากเจ้าของข้อมูลในกฎหมาย PDPA

   

ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (หรือ PDPA) ได้ระบุให้ผู้เก็บข้อมูล (Data Controller) นั้นต้องมีหน้าที่ในการตอบสนองสิทธิของเจ้าของข้อมูล (Data Subject) โดยมีสิทธิที่น่าสนใจตามตัวอย่างนี้:

• สิทธิในการแก้ไขข้อมูล
• สิทธิในการขอรับข้อมูล
• สิทธิในการถอนความยินยอม
• สิทธิในการขอระงับการใช้ข้อมูล
• สิทธิในการให้โอนย้ายข้อมูลส่วนบุคคล
• สิทธิในการเข้าถึง ขอสำเนา หรือให้เปิดเผยถึงการได้มาของข้อมูลส่วนบุคคล
• สิทธิในการขอคัดค้านการเก็บรวบรวมใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล
• สิทธิในการร้องเรียนกรณีที่ผู้ควบคุม หรือผู้ประมวลผลไม่ได้ปฏิบัติตาม พ.ร.บ. ดังกล่าว
• สิทธิในการขอให้ลบ หรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อข้อมูลส่วนบุคคลหมดความจำเป็นในการเก็บรักษาไว้ตามวัตถุประสงค์

อ่านเพิ่มเติม

ทั้งนี้ในกฎหมายได้ระบุว่าผู้เก็บควบคุมข้อมูลนั้นต้องมีช่องทางให้เจ้าของข้อมูลสามารถร้องขอเพื่อให้สิทธิได้ตาม มาตรา 30 ซึ่ง อาจจะเป็นอีเมล์ จดหมาย หรือช่องทางใดๆ แต่ผู้เก็บควบคุมข้อมูลนั้นต้องทำการตอบสนองคำขอดังกล่าวภายใน 30 วันหลังจากได้รับคำขอ ซึ่งต้องจัดส่งกลับในรูปแบบที่สามารถอ่านได้ง่ายผ่านอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน ฯลฯ ผู้ควบคุมหรือเก็บข้อมูลยังสามารถใช้ระบบอัตโนมัติในการตอบกลับหรือส่งต่อได้ด้วยเช่นกัน

ในสถานการณ์ที่คุณในฐานะบริษัทที่เป็นผู้เก็บข้อมูลนั้น หากคุณไม่ได้มีระบบ IT เข้ามาช่วยอาจจะทำให้คุณหลงลืม หรือ พลาดคำขอบางอย่างไป ซึ่งอาจจะทำให้คุณโดนปรับเพราะกระทำผิดกฎหมายที่ต้องติดตามและตอบกลับคำร้องภายใน 30 วันได้ รวมทั้งถ้าเปิดรับคำขอผ่านทางอีเมล์หรือจดหมายก็อาจจะทำให้คุณเสียเวลาในการหาจุดประสงค์ของสิทธิที่เจ้าของข้อมูลต้องการได้อย่างถูกต้อง วันนี้เราจึงขอแนะนำบริการ PDPAForm.com ที่เป็นบริการแบบฟอร์มสำหรับให้เจ้าของข้อมูลมาขอข้อมูลจากบริษัทของคุณได้อย่างง่ายได้ นอกจากนั้นยังมีระบบติดตามต่างๆ เพื่อช่วยให้ Data Protection Officer (DPO) ของคุณทำงานได้อย่างง่ายดายและไม่พลาดทุกคำขอตามกฎหมาย PDPA

โดยประโยชน์ของ PDPAForm.com นั้นมีมากมาย เช่น:

• ฟอร์มที่ถูกออกแบบมาอย่างดี ถูกต้องตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งเจ้าของข้อมูลสามารถเลือกคำร้องขอข้อมูลได้อย่างง่ายดาย และตรงตามสิทธิในกฎหมาย
• คุณไม่ต้องออกแบบหรือเสียค่าทำระบบด้วยตัวเอง แค่สมัครสมาชิกบนเว็บไซต์และนำ Link ที่ได้ไปติดบนเว็บไซต์หรือเอกสารแจ้งสิทธิต่างๆ เช่น ในนโยบายความเป็นส่วนตัว ได้ทันที ภายใน 2-3 นาที
• ติดตามคำขอต่างๆ ที่เจ้าของข้อมูลส่งมาได้ถูกต้องและไม่พลาด เพราะคุณจะได้รับอีเมล์แจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคำขอใหม่ๆ เมื่อคุณตอบคำร้องไปแล้วคุณก็สามารถเปลี่ยนสถานะเป็น “เสร็จสิ้น” และมันจะถูกเก็บในระบบไว้ให้คุณเพื่อเป็นหลักฐานต่อไป
• เมื่อใกล้หมดเวลา และคุณยังไม่ได้ตอบสนองคำขอให้เสร็จ คุณยังจะได้รับการแจ้งเตือนเพิ่มเติมด้วย เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกคำขอ
• กรณีที่คุณมีทีมที่ต้องช่วยกันจัดการข้อมูล ระบบของ PDPAForm ยังสามารถให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ทำงานซ้ำซ้อนกันได้อย่างง่ายๆ
• ระบบทุกอย่างถูกออกแบบให้มีความปลอดภัยตามมาตรฐานสากล ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว รวมถึงไม่ต้องลงทุนเองอีกด้วย

ดูตัวอย่างฟอร์มของบริษัทได้ที่นี่

การปฎิเสธคำขอ PDPA

ผู้ควบคุมข้อมูล (Data Controller) ตามกฎหมายอนุญาตให้ปฎิเสธคำขอจากเจ้าของข้อมูลได้ดังกรณีตัวอย่างต่อไปนี้ (ม. 30, 31 วรรค 3, 32 วรรค 3): * ปฎิเสธตามกฎหมาย หรือ คำสั่งศาล * การเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวอาจจะส่งผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพผู้อื่น

ทั้งนี้ต้องระบุเหตุผลไว้ในคำขอที่ปฎิเสธด้วย (ม. 39) ซึ่งสามารถบันทึกเป็นไฟล์อิเลคโทรนิคก็ได้ อย่างไรก็ตามเจ้าของข้อมูลมีสิทธิยื่นเรื่องให้คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมายพิจารณาว่าเหมาะสมหรือไม่ และคณะกรรมการอาจจะมีคำสั่งให้บริษัทหรือผู้ควบคุมข้อมูลทำตามสิทธิภายหลังก็เป็นได้

พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลไม่ได้ยากและน่ากลัวเสมอไป เพราะเทคโนโลยีสามารถช่วยให้คุณทำตามกฎหมายได้อย่างง่ายได้